1. Przedmiotem zamówienia publicznego jestStworzenie, wdrożenie i utrzymanie Systemu Administracji Szkoleniami (SAS).

System SAS powinien być kompleksową platformą internetową wspierającą proces organizacji, zarządzania i realizacji szkoleń, dostępną zarówno dla uczestników/klientów, prowadzących, jak i dla administratorów zajmujących się koordynacją działań szkoleniowych. Jego głównym celem jest zautomatyzowanie i usprawnienie kluczowych procesów, takich jak planowanie oferty edukacyjnej, rejestracja uczestników, realizacja szkoleń oraz generowanie wymaganej dokumentacji i raportów.

System powinien umożliwiać płynne przepływy procesów i akceptację kluczowych działań, zapewniając odpowiednią kontrolę nad każdym etapem organizacji szkolenia. Wdrożenie mechanizmów zatwierdzania powinno usprawnić współpracę między różnymi rolami użytkowników i zagwarantować zgodność z procedurami organizacyjnymi.

Opis przedmiotu zamówienia podlegający negocjacjom został określony w załączniku do niniejszego OPiW.

Jak wskazano powyżej Opis Przedmiotu Zamówienia, może ulec zmianie w trakcie zamierzonych do przeprowadzenia negocjacji, nie stanowiąc, niepodlegających zmianom w trakcie negocjacji opisu potrzeb zamawiającego i cechy charakterystyczne usług, stanowiących przedmiot zamówienia, o którym mowa w art. 156 pkt 5) p.z.p.

2. Niezależnie od wskazanego powyżej opisu przedmiotu zamówienia, Zamawiający zamieszcza w załączniku do niniejszego OPiW poglądowy opis przedmiotu zamówienia pn.: Opis Przedmiotu Konsultacji SAS, który został wypracowany w ramach konsultacji rynkowych przeprowadzonych przez Zamawiającego przed wszczęciem niniejszego postępowania. Ponadto przedmiotowy dokument jest dostępny na platformie zakupowej Zamawiającego pod adresem:na platformie zakupowej, dostępnej pod adresem:https://pcen.logintrade.net/rejestracja/informacje_dla_wykonawcow.html, od dnia 11.07.2025 r.

3. Minimalne wymagania dotyczące opisu przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, niepodlegające negocjacjom, które muszą spełnić wszystkie oferty, stanowią załącznik do niniejszej OPiW.

4.  Negocjacje z ogłoszeniem są podzielone na cztery etapy.

I Etap

I Etap obejmuje w szczególności:

1) złożenie Wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, zgodnie z Opisem Potrzeb i Wymagań,

2) tzw. prekwalifikacja, która ma na celu dokonanie oceny Wykonawców w zakresie:

- braku podstaw do wykluczenia - na podstawie wstępnego oświadczenia, o którym mowa w art. 125 p.z.p., złożonym na formularzu JEDZ,

- potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu - na podstawie wstępnego oświadczenia, o którym mowa w art. 125 p.z.p., złożonym na formularzu JEDZ,

3) dopuszczenie do II etapu, poprzez zaproszenie do złożenia oferty wstępnej, wszystkich wykonawców których Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie podlegały odrzuceniu.

II Etap

II Etap obejmuje w szczególności:

1) złożenie ofert wstępnych w odpowiedzi zaproszenie do złożenia oferty wstępnej,

2) ocena ofert wstępnych, które zostały złożone na zaproszenie Zamawiającego po dokonaniu prekwalifikacji, która ma na celu dokonanie oceny Wykonawców w zakresie:

- braku podstaw do wykluczenia - na podstawie podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w Rozdziale X OPiW,

- potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu - na podstawie podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w Rozdziale X OPiW,

- kryteriów oceny ofert na podstawie podmiotowych środków o których mowa w Rozdziale X OPiW oraz przedmiotowych środków o których mowa w Rozdziale V OPiW.

3) dopuszczenie do III etapu, poprzez zaproszenie do złożenia oferty ostatecznej, wszystkich wykonawców niepodlegających wykluczeniu i których oferty wstępne nie podlegały odrzuceniu, przy czym Zamawiający nie przewiduje ograniczenia liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert.

III Etap

III Etap obejmuje w szczególności:

1) zaproszenie do negocjacji wszystkich Wykonawców niepodlegających wykluczeniu, spełniających warunki udziału w postępowaniu, których oferty wstępne nie zostały odrzucone,

2) prowadzone z Wykonawcami negocjacje mogą dotyczyć wszystkich uwarunkowań związanych z realizacją zamówienia, terminów realizacji oraz pozostałych uwarunkowań przedmiotu zamówienia, jak również postanowień przyszłej umowy. Zamawiający na tym etapie procedury może doprecyzować i uzupełnić opis przedmiotu zamówienia oraz warunki umowy,

3) Zamawiający nie przewiduje podziału negocjacji na etapy,

4) podczas negocjacji Zamawiający zapewni równe traktowanie wszystkim Wykonawcom uczestniczącym w negocjacjach,

5) żadna ze Stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Zgoda jest udzielana w odniesieniu do konkretnych informacji i przed ich ujawnieniem,

6) negocjacje prowadzone będą w siedzibie Zamawiającego (ul. Niedzielskiego 2,
35-036 Rzeszów) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej,

7) nie stawienie się Wykonawcy na negocjacjach w wyznaczonym terminie będzie traktowane jako rezygnacja Wykonawcy z uczestnictwa w tym etapie i nie będzie uznawane za działanie prowadzące do nierównego traktowania wykonawców,

8) Zamawiający zaleca, aby w negocjacjach ze strony Wykonawcy uczestniczyły osoby, za pomocą których Wykonawca będzie wykonywał usług.

Treść oferty wstępnej, ofert składanych podczas negocjacji oraz prowadzone negocjacje mają charakter poufny.

IV Etap

IV Etap obejmuje w szczególności:

1) zaproszenie do składania ofert ostatecznych,

2) dokonanie oceny ostatecznych ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.